Bài viết

Một chiến lược tuyển sinh hiệu quả là một kế hoạch toàn diện từ việc xác định rõ mục tiêu đến quản lý tốt tương tác với người học trong suốt quá trình học viên học tập tại tổ chức. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đã thể hiện được là một công cụ tối ưu, trở thành giải pháp quan trọng cho nỗ lực tuyển sinh hiệu quả tại các tổ chức giáo dục đào tạo. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những hiểu biết sâu sắc về cách CRM hỗ trợ bạn tuyển sinh thành công.

Nội dung chính của bài viết

Các vấn đề thường gặp trong tuyển sinh với hệ thống lỗi thời

CRM giúp chiến lược tuyển sinh hiệu quả bằng cách nào?

1. Đơn giản hóa quy trình tuyển sinh

2. Quản lý dữ liệu tuyển sinh hiệu quả

3. Phân tích dữ liệu mạnh mẽ báo cáo

4. Truyền thông đại chúng hiệu quả

5. Công cụ giao tiếp cá nhân hóa hiệu quả

6. Cải thiện khả năng làm việc nhóm

7. Khả năng quản lý tài chính

Những cân nhắc chính khi triển khai chiến lược tuyển sinh với CRM

Các vấn đề thường gặp trong tuyển sinh với hệ thống lỗi thời

Trước khi khám phá các khả năng của CRM cho chiến lược tuyển sinh hiệu quả, hãy cùng eUp Solution xem xét các vấn đề mà các tổ chức giáo dục đào tạo thường gặp phải nhé!

Vấn đề 1: Khó khăn khi tạo báo cáo tuyển sinh chi tiết và chuyên nghiệp.

Ví dụ: Bạn muốn xem danh sách những người đăng ký học hát trực tuyến ở độ tuổi trung niên và sở thích cá nhân là gì thì bạn cần những kỹ năng gì, cần bao nhiêu thời gian cho mỗi lần truy vấn như vậy? 

Nhiều tổ chức giáo dục gặp các vấn đề khó khăn khi không có CRM hỗ trợ .
 

Vấn đề 2: Không thể tự động hóa tiếp thị đến đúng đối tượng mục tiêu.

Ví dụ: Hệ thống của bạn không thể tự động gửi email đến những người đang quan tâm đến khóa học nấu ăn, không thể biết được ai đã đọc email, ai đã nhấp vào liên kết để tiếp tục gửi nội dung phù hợp trong những ngày tiếp theo.

Vấn đề 3: Khó khăn khi quản lý quy trình, phân công nhiệm vụ và lưu lịch sử nhiệm vụ của từng người dùng.

Ví dụ: Phần mềm tuyển sinh của bạn không thể tự động nhắc nhở nhân viên tư vấn tuyển sinh gọi điện, gửi email, lên lịch hẹn gặp một ứng viên cụ thể; không thể hỗ trợ sắp xếp chuỗi hoạt động cho từng hồ sơ ứng viên; cũng như không có đủ khả đo lường hiệu quả hoạt động của nhân viên.

Đặc biệt ở thời kỳ hậu đại dịch, nhiều tổ chức đã chuyển đổi từ hệ thống giáo dục đào tạo offline sang online hoàn toàn. Sự thay đổi này khiến cho các công nghệ tuyển sinh ở mô hình cũ trở nên lỗi thời. Và sự ra đời của CRM trở thành điểm sáng cho chiến lược tuyển sinh hiệu quả trong thời đại số. 

Hệ thống CRM giúp chiến lược tuyển sinh hiệu quả bằng cách nào?

Hệ thống CRM là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, đóng vai trò then chốt trong việc tối đa hóa hiệu quả tuyển sinh nhờ vào các tính năng chính như sau:

1. Đơn giản hóa quy trình tuyển sinh 

Hệ thống CRM cho phép thí sinh nộp đơn trực tuyến nhanh chóng, giảm bớt thủ tục giấy tờ rườm ra; đồng thời tự động theo dõi đơn đăng ký, đảm bảo cập nhật kịp thời đến người nộp đơn về trạng thái hồ sơ của họ. Mặt khác, các tính năng quản lý tài liệu nâng cao giúp nhân viên tuyển sinh dễ dàng truy cập, tương tác và hỗ trợ kịp thời trong suốt quá trình tuyển sinh. Việc đơn giản hóa này không chỉ giảm bớt gánh nặng hành chính mà còn nâng cao sự hài lòng của thí sinh.

2. Quản lý dữ liệu tuyển sinh hiệu quả

Hệ thống CRM cung cấp một nền tảng duy nhất để quản lý tất cả dữ liệu của ứng viên, từ hồ sơ đăng ký ban đầu, dữ liệu hành trình học tập đến lịch sử tương tác của họ sau khóa học. Với hệ thống CRM, không có tình trạng các hồ sơ nằm rải rác hay email bị thất lạc. Một lượng lớn dữ liệu tuyển sinh có thể dễ dàng lưu trữ, cập nhật và truy xuất một cách nhanh chóng.

3. Phân tích dữ liệu mạnh mẽ báo cáo

Với khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, CRM cung cấp cái nhìn sâu sắc và tổng quan về hiệu quả quản lý, tiến độ thực hiện mục tiêu, lịch sử tuyển sinh, sự tham gia của người học,... Từ đó, nhà quản lý có thể xác định các điểm nghẽn, các khía cạnh cần cải thiện, phân bổ nguồn lực, dự đoán hành vi của thí sinh, tỷ lệ chuyển đổi đăng ký,... để quyết định chiến lược tuyển sinh hiệu quả.  

4. Truyền thông đại chúng hiệu quả

Hệ thống CRM tích hợp với các nền tảng tiếp thị, cho phép các chương trình tuyển sinh nhắm đúng đối tượng mục tiêu và phân bổ nguồn lực hiệu quả để tăng số lượng đăng ký. Mặt khác, CRM còn có tính năng tự động hóa các tác vụ, đảm bảo các nhân viên tuyển sinh không bỏ lỡ các thông tin liên lạc quan trọng. Cách tiếp cận chủ động này giúp cải thiện đáng kể kết nối với thí sinh.

5. Công cụ giao tiếp cá nhân hóa hiệu quả

Dựa vào dữ liệu lưu trữ về sở thích cá nhân, mục tiêu học tập và nhân khẩu học, CRM hỗ trợ gửi tự động gửi email, tin nhắn tới từng đối tượng tuyển sinh phù hợp. Giao tiếp cá nhân hóa ở các giai đoạn tuyển sinh khác nhau là chiến lược tuyển sinh hiệu quả, giúp tổ chức duy trì tương tác liên tục và thúc đẩy sự quan tâm bền vững từ các đối tượng tuyển sinh.
 

Giao tiếp cá nhân hóa là 1 trong những tính năng nổi bật của công cụ CRM

6. Cải thiện khả năng làm việc nhóm

Bằng việc sử dụng một nền tảng chung, hệ thống CRM cho phép nhân viên ở các bộ phận khác nhau (tư vấn viên, ban cố vấn, giảng viên, phòng tài chính, dịch vụ sinh viên,...) phối hợp với nhau hiệu quả hơn để đạt mục tiêu chung. Mặt khác, CRM có giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp tính năng tự động hóa các tác vụ thủ công tẻ nhạt, giúp nhân viên dành thời gian cho những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.

7. Khả năng quản lý tài chính

Hệ thống CRM hợp lý hóa các quy trình tài chính, chẳng hạn như theo dõi đóng học phí, tra soát các khoản thu - chi, giúp các tổ chức quản lý tài chính một cách chính xác, minh bạch và hiệu quả hơn. Đồng thời, khả năng quản lý tài chính tốt cũng giúp thí sinh và phụ huynh thanh toán thuận tiện và cảm thấy an tâm hơn.
 

CRM giúp các tổ chức quản lý tài chính hiệu quả hơn
 

Những cân nhắc chính khi triển khai chiến lược tuyển sinh với CRM

Mặc dù việc triển khai hệ thống CRM là cốt lõi của một chiến lược tuyển sinh hiệu quả, nhưng bạn cần cân nhắc một số khía cạnh sau để tối ưu hóa lợi ích của CRM: 

Tại eUp Solution, chúng tôi thường xuyên cập nhật công nghệ mới nhất để cung cấp các tùy chọn CRM đa dạng, phù hợp với các chiến lược tuyển sinh khác nhau. Hãy đặt lịch tư vấn với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về công nghệ và các giải pháp giáo dục số!