Hiện nay, hầu như các doanh nghiệp đều hiểu rất rõ hiệu quả lớn lao của việc đào tạo nhân viên, thường gọi là đào tạo nội bộ. Tuy nhiên, khi triển khai đào tạo trực tuyến,  không ít doanh nghiệp băn khoăn nên mua hay thuê giải pháp phần mềm đào tạo trực tuyến. Cùng eUp Solution điểm qua các tiêu chí then chốt và trả lời một số câu hỏi trước khi ra quyết định nhé!

Nội dung chính của bài viết

Các khái niệm cơ bản

6 tiêu chí cần cân nhắc khi mua hay thuê phần mềm đào tạo nội bộ

1. Chi phí

2. Khả năng bảo trì và hỗ trợ

3. Bảo mật thông tin nội bộ

4. Quyền kiểm soát phần mềm đào tạo nội bộ

5. Khả năng cập nhật và nâng cấp phiên bản

6. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Khi nào nên mua và khi nào nên thuê phần mềm?

Mua phần mềm đào tạo nội bộ

Tình huống

Một số câu hỏi gợi ý khi quyết định mua phần mềm

Lưu ý

Thuê phần mềm đào tạo nội bộ

Tình huống

Một số câu hỏi gợi ý khi quyết định thuê phần mềm

Lưu ý

Các khái niệm cơ bản

Mua phần mềm (On-premise) là mua “giấy phép vĩnh viễn” để sử dụng chương trình phần mềm. Bên mua trả phí một lần và có quyền sở hữu phần mềm đó vô thời hạn. Giấy phép này cho phép chủ sở hữu phần mềm toàn quyền cài đặt và sử dụng trên các thiết bị kỹ thuật số; quyền tạo bản sao lưu hoặc có thể cài đặt trên nhiều thiết bị khác nhau. Thông thường, các máy chủ, thiết bị mạng và phần mềm được đặt và duy trì tại vị trí vật lý trên trụ sở của công ty phía mua hàng hoặc trung tâm dữ liệu của họ.

Thuê phần mềm (On-Cloud)  là khách hàng sẽ trả một khoản chi phí định kỳ để được sử dụng chương trình phần mềm trong một khoảng thời gian giới hạn. Giấy phép (nếu có) là loại “giấy phép đăng ký” và quyền sở hữu vẫn thuộc về nhà cung cấp. Phần mềm thường sẽ được cài đặt sẵn một số tính năng cho người thuê lựa chọn. 

6 tiêu chí cần cân nhắc khi mua hay thuê phần mềm đào tạo nội bộ

1.Chi phí

Chi phí ban đầu

Chi phí ban đầu của việc mua phần mềm sẽ cao hơn đi thuê. Tuy nhiên, một chương trình phần mềm đào tạo nội bộ thường sẽ dùng trong khoảng từ 3-5 năm (ít khi sử dụng trong 1 năm) nên tổng chi phí thuê trong nhiều kỳ có thể sẽ cao hơn chi phí mua một lần.

Các phần mềm đào tạo nội bộ hoàn toàn có thể được định giá lại. Nếu đã sở hữu phần mềm thì bạn sẽ không phải đối mặt với biến động giá cả. Nhưng nếu bạn đi thuê và từ chối sự tăng giá này thì bạn cũng phải tốn chi phí hành chính để tìm kiếm nhà cung cấp khác và đào tạo nhân viên quen với phần mềm mới.

Xét ở khía cạnh khác, nếu thuê thì bạn sẽ được báo giá trọn gói tổng chi phí thuê, nâng cấp và bảo trì phần mềm trong kỳ cho thuê. Nhưng nếu bạn là chủ sở hữu phần mềm thì có thể phải “gánh” những chi phí phát sinh bất ngờ trong quá trình sử dụng.
 

2. Khả năng bảo trì và hỗ trợ 

Hầu hết các dịch vụ cho thuê phần mềm đào tạo nội bộ đều kèm theo dịch vụ bảo trì và hỗ trợ. Bên cho thuê sẽ kiểm tra, cập nhật phần mềm thường xuyên và đảm bảo rằng bên thuê sẽ nhận được sự hỗ trợ nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong kỳ thuê.

Đối với trường hợp mua, doanh nghiệp có thể đặt thêm hợp đồng bảo trì và hỗ trợ với nhà cung cấp hoặc thuê riêng nhân sự để cập nhật phần mềm, sửa chữa bảo trì cũng như đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.

Dịch vụ hỗ trợ sau khi bàn giao phần mềm cũng là 1 tiêu chí quan trọng.
 

3. Bảo mật thông tin nội bộ

Khi mua hay thuê phần mềm đào tạo nội bộ đều có những thỏa thuận về giới hạn và bảo mật thông tin nhất định. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là bạn có đủ niềm tin và thực sự thoải mái với ý nghĩ thông tin nội bộ của doanh nghiệp mình đang nằm trên máy chủ của đơn vị cho thuê không? Còn nếu mua hẳn thì doanh nghiệp của bạn có đủ nguồn lực (vd: xây dựng tường lửa) để giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu không?

 Nên có những thỏa thuận về giới hạn và bảo mật thông tin cho dù thuê hay mua phần mềm LMS

4. Quyền kiểm soát phần mềm đào tạo nội bộ

So với việc hoàn toàn sở hữu phần mềm thì việc thuê phần mềm sẽ ít nhiều hạn chế quyền kiểm soát của bạn. Một số thỏa thuận cho thuê có thể hạn chế quyền truy cập và sử dụng một số tính năng. Doanh nghiệp của bạn không thể tự quyết định các chức năng nào của phần mềm cần được bảo trì hoặc nâng cấp. Bên cạnh đó, bạn có thể phải đối mặt với sự thay đổi chính sách giá thuê của nhà cung cấp.

5. Khả năng cập nhật và nâng cấp phiên bản

Khi thuê phần mềm, bạn thường sẽ có quyền truy cập phiên bản mới nhất ngay khi nó được phát hành. Nếu doanh nghiệp đang thuê phần mềm đào tạo nội bộ và phát hiện rằng một số yêu cầu chưa được đáp ứng thì quá trình thay đổi hoặc nâng cấp phần mềm sẽ diễn ra dễ dàng và ít tốn kém hơn.

Đối với việc mua phần mềm để sử dụng lâu dài thì bạn có thể phải đối mặt với tình trạng công nghệ dần dần bị lạc hậu. Vậy nên trước khi quyết định mua phần mềm, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu rất nhiều để có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại cũng như phù hợp với xu hướng tương lai.

6. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Hầu hết các hợp đồng cho thuê phần mềm đều có tính linh hoạt hơn hợp đồng mua bán. Sau một thời gian thuê, bạn có thể đề nghị xóa một số tính năng thừa và chỉ chi trả cho những tính năng cần thiết; hoặc có thể dễ dàng tích hợp thêm một số tính năng nếu bạn có kế hoạch mở rộng hoạt động đào tạo. Việc đi thuê cho phép doanh nghiệp được thử các chương trình phần mềm khác nhau trước khi quyết định mua chúng.

Giai đoạn Pilot (Dùng thử) cũng là tiêu chí quan trọng khi triển khai LMS

Khi nào nên mua và khi nào nên thuê phần mềm?

Mua phần mềm đào tạo nội bộ

Tình huống

• Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm đào tạo thường xuyên trong thời gian dài.  
• Khi doanh nghiệp muốn truy cập mã nguồn để dễ dàng tùy chỉnh phần mềm theo từng nhóm đối tượng hoặc theo kế hoạch đào tạo ở mỗi thời kỳ.
• Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm ngoại tuyến song song với kết nối internet.

Một số câu hỏi gợi ý khi quyết định mua phần mềm

• Các tiêu chí nào cần xem xét để chọn mua được phần mềm đào tạo phù hợp?
• Xu hướng công nghệ trong khoảng 12 - 24 tháng tới là gì?
• Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro gì nếu chọn sai công nghệ không?
• Doanh nghiệp sẽ quản lý, bảo trì và phát triển phần mềm như thế nào?
• Ngân sách chi trả ban đầu và duy trì phần mềm dự kiến là bao nhiêu?
• Nguồn lực hiện có của doanh nghiệp để khắc phục sự cố bất ngờ?
• Làm thế nào để đảm bảo sự hỗ trợ kịp thời của nhà cung cấp?

Lưu ý:

Người mua cần đọc kỹ thỏa thuận cấp phép để hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ, chẳng hạn như: số lượng thiết bị mà người mua có thể cài đặt trên phần mềm, số lượng bản sao phần mềm có thể tạo, người mua có được phép chuyển nhượng giấy phép cho người khác hay không,...

Thuê phần mềm đào tạo nội bộ

Tình huống

• Khi doanh nghiệp chưa biết sẽ sử dụng phần mềm trong bao lâu, chưa biết mình cần bao nhiêu nhu cầu. 
• Khi doanh nghiệp không chắc mình có thích phần mềm này không hoặc muốn dùng thử trước khi mua.
• Khi doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm trong thời gian ngắn, chẳng hạn như đào tạo nội bộ cho một dự án cụ thể.
• Khi doanh nghiệp muốn giảm áp lực tài chính trước mắt, không muốn chi trả số tiền lớn một lần cho phần mềm đào tạo nội bộ mà vẫn có được dịch vụ trọn gói đi kèm việc sử dụng phần mềm.

Một số câu hỏi gợi ý khi quyết định thuê phần mềm

• Tổng chi phí thuê định kỳ và phụ phí phát sinh (nếu có) là bao nhiêu?
• Khả năng nâng cấp và tùy chỉnh các tính năng của phần mềm cho thuê như thế nào?
• Phần mềm cho thuê nào là phù hợp nhất với hệ thống và quy trình của doanh nghiệp?
• Nhà cung cấp dịch vụ cho thuê có kinh nghiệm quản lý và hỗ trợ kịp thời không? 
• Thỏa thuận giới hạn quyền và bảo mật thông tin từ nhà cung cấp như thế nào?

Lưu ý:

Người thuê cần đọc kỹ hợp đồng thuê để hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Hợp đồng thuê phần mềm thường sẽ chỉ định khoảng thời gian thuê, chi phí thuê cũng như các tính năng kèm theo,... Bạn nên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hoặc nhà cung cấp điện toán đám mây nếu có bất kỳ câu hỏi nào.

Hi vọng những gợi ý trên có thể giúp các doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn. Nếu bạn cần tư vấn thêm phần mềm đào tạo nội bộ thì eUp Solution là một đối tác mà bạn hoàn toàn có thể tin tưởng. Chúng tôi là một nhóm các chuyên gia số trong lĩnh vực giáo dục - đào tạo, có nhiều kinh nghiệm thiết kế và triển khai trọn gói các giải pháp phần mềm tùy chỉnh đáp ứng yêu cầu riêng của mỗi tổ chức.