Hiện nay, chuyển đổi số là nhu cầu cấp thiết để các doanh nghiệp giáo dục  duy trì sự tăng trưởng và cạnh tranh trên thị trường. Và nếu có thêm hệ thống CRM được thiết kế đặc thù cho giáo dục thì các nỗ lực chuyển đổi số của các doanh nghiệp giáo dục phần lớn sẽ đạt hiệu quả. Tại sao lại như vậy? Hãy cùng eUp Solution tìm hiểu nhé!

Nội dung chính của bài viết

Hệ thống CRM trong chuyển đổi số giáo dục là gì?

Sáu lợi ích chính của CRM trong chuyển đổi số doanh nghiệp

1. Báo cáo và phân tích mạnh mẽ

2. Cải thiện sự hợp tác nhóm

3. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu đáng tin cậy

4. Tương tác đa kênh và tăng tỷ lệ chuyển đổi

5. Dịch vụ khách hàng tốt hơn

6. Dữ liệu nội bộ được bảo mật

Thách thức trong chuyển đổi số với CRM giáo dục

1. Thời gian và chi phí

2. Tích hợp và tùy chỉnh CRM với các hệ thống khác

3. Sự không chấp nhận của người dùng

4. Chất lượng dữ liệu và bảo mật

Triển vọng của hệ thống CRM trong chuyển đổi số

Hệ thống CRM trong chuyển đổi số Giáo dục là gì?

CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm quản lý các mối quan hệ và tương tác giữa doanh nghiệp giáo dục với tất cả khách hàng sẵn có lẫn khách hàng tiềm năng. Hệ thống CRM rất quan trọng trong chuyển đổi số; giúp các doanh nghiệp giáo dục quản lý, hợp lý hóa quy trình, tự động hóa các tác vụ từ giai đoạn trước bán hàng đến khi hậu mãi, phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng và cải thiện doanh số.

Sáu lợi ích chính của CRM trong chuyển đổi số   

Bạn đã biết CRM là gì. Nhưng tại sao doanh nghiệp giáo dục của bạn nên triển khai hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng này? Dưới đây là 6 lợi ích nổi bật.

1. Báo cáo và phân tích mạnh mẽ

Hệ thống CRM có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hay những hoạt động tốn nhiều thời gian, đồng thời có khả năng theo dõi và báo báo theo thời gian thực tế. Nhà quản lý chỉ cần một cú nhấp chuột là có được dữ liệu cần thiết của bất kỳ nhân viên nào để sớm đưa ra kế hoạch hỗ trợ. Các báo cáo này không chỉ cung cấp các báo cáo có tính chuyên sâu mà còn trình bày một cách trực quan.

2. Cải thiện sự hợp tác nhóm

Trong quá trình chuyển đổi số, hệ thống CRM hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động nhóm trong doanh nghiệp. Thông qua các tính năng chia sẻ dữ liệu và khả năng phân tích nâng cao, CRM giúp các chuyển dữ liệu được chuyển đến đúng bộ phận, đúng nhân viên chuyên trách. Tất cả các bộ phận liên quan đều dùng chung một phần mềm nên sẽ cùng hiểu vấn đề của khách hàng và nâng cao hiệu quả hợp tác nhóm.

Các CRM đều tập trung vào nhiều tính năng cốt lõi trong đó có làm việc nhóm.
 

3. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu đáng tin cậy

Hệ thống CRM có thể hỗ trợ dự đoán xu hướng, nhu cầu của khách hàng cũng như cải thiện sản phẩm dịch vụ dựa theo dữ liệu quá khứ thu thập được. CRM tích hợp trí tuệ nhân tạo giúp giảm thiểu các lỗi thao tác thủ công, phân tích một lượng lớn dữ liệu giúp doanh nghiệp quyết định chiến lược đúng đắn.

Ví dụ: CRM hỗ trợ phân tích nguyên nhân những học viên hủy ngang khóa học,  dự đoán nguyên nhân hoặc những khiếu nại phổ biến nhất để sớm cải thiện...

4. Tương tác đa kênh và tăng tỷ lệ chuyển đổi

Hệ thống CRM hỗ trợ doanh nghiệp giáo dục chạy các chiến dịch đa kênh, chọn lọc và kết nối với khách hàng tiềm năng từ nhiều nguồn nhờ vào tính năng chấm điểm khách hàng. Mặt khác, CRM cũng có thể hiểu được mục tiêu kinh doanh của tổ chức, có bức tranh tổng quát về khách hàng tiềm năng, từ đó xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên để giúp doanh nghiệp có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

5. Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Chuyển đổi số được hỗ trợ bởi hệ thống CRM giúp tăng tương tác cá nhân hóa nhờ vào khả năng thu thập lượng lớn dữ liệu về hành vi, sở thích, lịch sử mua của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các chiến dịch tiếp thị hiệu quả với chi phí tối ưu. 

Bên cạnh đó, các dữ liệu khách hàng nhanh chóng được chuyển đến các bộ phận phù hợp để sớm cung cấp các hỗ trợ hiệu quả. Đồng thời, các chatbot hỗ trợ trả lời các câu hỏi 24/7, giúp nâng cao khả năng tiếp cận và sự hài lòng của khách hàng.

6. Dữ liệu nội bộ được bảo mật

Trong bối cảnh vi phạm dữ liệu ngày càng gia tăng, chuyển đổi số với sự trợ giúp của hệ thống CRM sẽ hỗ trợ bảo vệ các thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Bằng các công cụ mã hóa tốt nhất trên thị trường, CRM đáp ứng các nguyên tắc bảo vệ quyền riêng tư đối với dữ liệu của khách hàng.

Các CRM hiện đều đáp ứng các nguyên tắc bảo vệ quyền riêng tư đối với dữ liệu của khách hàng.
 

Đối với ngành giáo dục, việc phát triển hệ thống CRM là rất quan trọng. Tất cả các thông tin học viên hay quá trình điều hành hệ thống giảng dạy là rất quan trọng cho sự phát triển của một doanh nghiệp. Thế nên, nhiều doanh nghiệp quyết định triển khai hệ thống quản lý này. 

Thách thức trong chuyển đổi số với CRM giáo dục

Bên cạnh những lợi ích trên, triển khai chuyển đổi số với hệ thống CRM cũng đi kèm với một số thách thức sau:

1. Thời gian và chi phí 

Việc triển khai và tối ưu hóa hệ thống CRM đòi hỏi sự đầu tư đáng kể cho công nghệ, đào tạo, bảo trì và thời gian để mọi người làm quen với hệ thống mới. Đặc biệt nếu doanh nghiệp có một kho thông tin khổng lồ cần chuyển đổi số.

Giải pháp:

• Phân tích các chỉ số ROI kỹ lưỡng, xác định các tính năng quan trọng cần thiết đáp ứng yêu cầu hiện tại và theo từng giai đoạn của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch ngân sách, thương lượng với nhà cung cấp để chọn một CRM có mức giá phù hợp và triển khai theo từng giai đoạn để giảm thiểu chi phí.

2. Tích hợp và tùy chỉnh CRM với các hệ thống khác

Việc tích hợp CRM với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp (như phần mềm kế toán, hệ thống quản lý nội bộ,...) có thể gặp phải thách thức về cơ sở hạ tầng lỗi thời, làm ảnh hưởng đến khả tương thích, cản trở sự tích hợp liền mạch, hạn chế quyền truy cập dữ liệu.

Giải pháp:

• Bắt đầu với những tích hợp thật cần thiết để hệ thống vận hành suôn sẻ và đạt hiệu quả tài chính.
• Sử dụng các trình kết nối và API dựng sẵn từ nhà cung cấp, hoặc chọn CRM có cấu hình cao để có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cũng nên đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ phù hợp để đảm bảo tương thích cao với hệ thống CRM.

3. Sự không chấp nhận của người dùng

Nhân viên có thể không thoải mái với sự thay đổi, đặc biệt khi hệ thống hiện tại đang hoạt động tốt. Nếu một hệ thống CRM triển khai kém sẽ khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi khi hàng ngày phải đối mặt với những công nghệ mới phức tạp.

Giải pháp:

• Các nhà quản lý cần có chiến lược triển khai hệ thống CRM có hiệu quả ngay từ ban đầu. 
• Thu hút nhân viên vào quá trình lựa chọn và triển khai CRM, đồng thời nhấn mạnh vai trò của CRM mới.
• Cung cấp đào tạo đầy đủ, đảm bảo rằng các bộ phận liên quan đều có khả năng và đồng lòng sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả.

4. Chất lượng dữ liệu và bảo mật

Dữ liệu chất lượng cao là trọng tâm của một CRM hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp phải thách thức trong việc duy trì tính tuân thủ, tính bảo mật và chất lượng dữ liệu, dữ liệu trùng lặp, khả năng truy cập,...

Giải pháp:

• Thiết lập các quy trình quản trị để duy trì độ chính xác của dữ liệu.

• Tích hợp công cụ tìm kiếm thông minh trong hệ thống CRM để giúp tăng khả năng truy cập.
• Các bên liên quan (nhà cung cấp, các nhân viên phụ trách,...) thường xuyên kiểm tra, nâng cao cảnh giác khi chuyển đổi và lưu trữ dữ liệu.

Triển vọng của hệ thống CRM trong chuyển đổi số

Trong bối cảnh CMCN 4.0, nhiều doanh nghiệp đang chuyển từ cách tiếp cận truyền thống sang sử dụng các công nghệ số tiên tiến để tăng hiệu suất. Tương lai của hệ thống CRM được định hình và phát triển theo một số xu hướng công nghệ sau:

• Trí tuệ nhân tạo: Sự phát triển của AI giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ thủ công; đồng thời phân tích dữ liệu, giúp làm rõ hơn nhu cầu và sở thích của khách hàng, cung cấp trải nghiệm cá nhân phù hợp hơn.
• Thiết bị di động phát triển: Nhiều doanh nghiệp tận dụng CRM di động để tăng mức độ tương tác đa kênh với khách hàng, tối ưu hóa trải nghiệm bất kể vị trí.

• Các phương tiện truyền thông xã hội: Hệ thống CRM tương thích với các nền tảng truyền thông xã hội giúp doanh nghiệp dễ dàng tương tác, theo dõi, phân tích cảm xúc và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

• Có thể tùy biến được tính năng, không giới hạn số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ lớn.
• Đấu nối tích hợp E - learning nhẹ nhàng, không bị đứt gãy luồng thông tin, tạo và quản lý lớp online ngay trên CRM.
• Khảo thí Online: tạo đề thi từ ngân hàng đề, tổ chức test online trên CRM
• Tổ chức quản lý nội dung đào tạo rành mạch, logic.
• Chi phí hợp lý

CRM với nhiệm vụ “lấy khách hàng làm trung tâm” trong chuyển đổi số và rất có tiềm năng trong tương lai. Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống CRM là một quá trình phức tạp, đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện các bước cẩn thận. Hãy liên hệ với nhóm chuyên gia chuyển đổi số CRM giáo dục của eUp Solution để được tư vấn tốt nhất.