Chi tiết bài viết
Top 10 điều cân nhắc khi lựa chọn phần mềm CRM tốt cho doanh nghiệp giáo dục.
Để ứng dụng giải pháp số vào vận hành và phát triển, việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp là một quyết định có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp. Dưới đây, eUp Solution đã tổng hợp danh sách các điểm chính cần xem xét, cung cấp cho bạn những cơ sở để lựa chọn trước vô số các phần mềm CRM có sẵn trên thị trường.
Nội dung chính của bài viết
1. CRM có phù hợp với mục tiêu và quy trình của tổ chức không
2. Danh tiếng của nhà cung cấp
3. Phần mềm CRM có khả năng tùy chỉnh và phát triển cùng bạn không?
5. Xem xét sự tương thích với hệ thống của bạn
9. Học cách sử dụng có dễ không?
11. Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích đầu tư
12. Yêu cầu bản demo phần mềm CRM đã được cá nhân hóa
Một CRM phù hợp sẽ có tác động tích cực đến mối quan hệ giữa bạn với khách hàng mục tiêu, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi. Cho dù bạn đang chọn phần mềm CRM cho các trường đại học, trường phổ thông, trường mầm non, học viện huấn luyện đào tạo hay tư vấn du học thì một CRM phù hợp nhất cần được xem xét ở 12 khía cạnh sau:
1. CRM có phù hợp với mục tiêu và quy trình của tổ chức không
Điều quan trọng nhất trước khi triển khai phần mềm CRM là làm rõ mong đợi và ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại. Một CRM tốt nhất không nhất thiết phải có đầy đủ các tính năng tiên tiến nhất, mà phải đáp ứng được các yêu cầu riêng của tổ chức đó. Chẳng hạn như quản lý tuyển sinh, phân tích dữ liệu, tự động hóa tiếp thị, theo dõi email, tăng trải nghiệm tương tác, quản lý liên hệ với cựu học viên,... Điều này sẽ đảm bảo tối ưu hóa các nguồn lực khi doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số với CRM.
2. Danh tiếng của nhà cung cấp
Mặc dù danh tiếng không nói lên tất cả nhưng những nhà cung cấp dịch vụ CRM có uy tín, với nhiều thành tích trong lĩnh vực giáo dục số sẽ có nhiều kinh nghiệm hơn khi triển khai CRM. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể nghiên cứu phản hồi đánh giá từ những người dùng trước để có những hiểu biết giá trị từ nhiều góc độ về điểm mạnh lẫn điểm yếu của phần mềm.
3. Phần mềm CRM có khả năng tùy chỉnh và phát triển cùng bạn không?
Mỗi tổ chức giáo dục đào tạo có nhu cầu riêng về quy trình làm việc và yêu cầu dữ liệu, vì vậy phần mềm CRM phải linh hoạt để có thể thích ứng. Bên cạnh đó, khi số lượng nhân viên cũng như số lượng dữ liệu cần xử lý ngày một tăng, một phần mềm CRM có thể khả năng tùy chỉnh sẽ giúp công việc của bạn không bị gián đoạn cũng như không phải trả thêm chi phí mỗi khi tổ chức phát triển.
4. Khả năng truy cập di động
CRM có phiên bản App trên điện thoại di động sẽ là 1 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn.Trong thế giới di động, việc có một CRM có khả năng truy cập di động cho phép nhân viên cập nhật thông tin khi đang di chuyển, cũng như phản hồi các nhiệm vụ kịp thời. Bạn cần xem xét khả năng truy cập CRM dựa trên web, đám mây hay chỉ có thể truy cập tại một nơi cố định. Đây tưởng chừng là một chi tiết đơn giản nhưng lại dễ bỏ qua.
5. Xem xét sự tương thích với hệ thống của bạn
Để quá trình triển khai được diễn ra suôn sẻ thì CRM phải có khả năng tích hợp liền mạch với hệ thống hiện tại của tổ chức, chẳng hạn như hệ thống quản lý học tập (LMS), hệ thống thông tin sinh viên (SIS), phần mềm quản lý tài chính,... Vì vậy, bạn cần chọn một CRM không đòi hỏi cải tiến công nghệ hiện có mà vẫn đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả dữ liệu.
6. Tự động hóa
Một CRM có các tính năng tự động hóa, chẳng hạn như tự động cập nhật dữ liệu, chấm điểm khách hàng tiềm năng, gửi email cá nhân,... Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn lực, cho phép nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
7. Nhập - Xuất dữ liệu
Phần mềm CRM sẽ hỗ trợ chuyển đổi các dạng tệp khác nhau một cách linh hoạt
Các phần mềm CRM đều xoay quanh việc quản lý dữ liệu khách hàng. Bạn có thể có nhiều tài liệu cần nhập vào hệ thống CRM. Đó có thể là bảng tính, các thông tin liên hệ…Phần mềm CRM sẽ hỗ trợ chuyển đổi các dạng tệp này một cách suôn sẻ. Tương tự, việc xuất tệp sang các định dạng phổ biến như Excel hoặc CSV cũng là một đặc điểm thiết yếu mà các tổ chức giáo dục đào tạo cần xem xét.
8. Báo cáo và phân tích
Phần mềm CRM phải có tính năng báo cáo và phân tích chi tiết để giúp bạn theo dõi hiệu quả của các chiến dịch, cũng như hiểu hành vi của khách hàng tiềm năng. Các phân tích báo cáo đáng tin cậy sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và từng bước hoàn thiện chất lượng dịch vụ cũng như quy trình quản lý.
9. Học cách sử dụng có dễ không?
Phần mềm CRM tốt phải có giao diện trực quan và thân thiện với người dùng. Đồng thời, trong hợp đồng cũng bao gồm việc cung cấp dịch vụ đào tạo và hỗ trợ nhằm đảm bảo rằng các nhân viên có thể khai thác toàn bộ tính năng của hệ thống một cách hiệu quả. Điều này giúp tổ chức của bạn có thể nhận được nhiều giá trị hơn chi phí đã bỏ ra.
10. Vấn đề an toàn dữ liệu
Vì phần mềm CRM sẽ lưu trữ hồ sơ cá nhân của học viên nên phải có các biện pháp mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu đó, cũng như tuân thủ các yêu cầu bảo mật theo luật pháp của nước sở tại.
An toàn và bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng quyết định giá trị của một CRM
Ví dụ: Áp dụng phương pháp xác thực 2 bước khi truy cập vào tài khoản, mã hóa thông tin bí mật, quyền từ chối truy cập thông tin cá nhân khi đang ở nước khác, yêu cầu về tần suất cập nhật dữ liệu, thường xuyên cập nhật các tiêu chí an ninh mạng,...
11. Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích đầu tư
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, ngân sách là yếu tố quan trọng phải xem xét khi đứng trước chi phí đầu tư. Phần mềm CRM có thể yêu cầu đầu tư lớn về thời gian và tiền bạc.
Khi chọn CRM cần cân nhắc rất kỹ yếu tố chi phí mua và lợi ích mà nó mang lại
Vì vậy, hiểu chính xác những gì bạn mong đợi, đồng thời tìm kiếm sự cân bằng giữa tổng chi phí sở hữu và hiệu quả đầu tư (ROI) có thể là một trong những khía cạnh thách thức nhất khi mua phần mềm CRM.
12. Yêu cầu bản demo phần mềm CRM đã được cá nhân hóa
Sau khi bạn đã xem xét và phân tích các tiêu chí được đề cập ở trên, bước cuối cùng là tự mình kiểm tra phần mềm CRM thông qua bản demo đã được tùy chỉnh theo yêu cầu riêng. Đây là một cách tuyệt vời để khám phá giao diện và tinh chỉnh các tính năng của CRM sao cho phù hợp nhất, đồng thời cho phép các nhân viên làm quen với nền tảng trước khi triển khai thực tế.
Mua phần mềm CRM là một khoản đầu tư đáng kể đối với bất kỳ tổ chức giáo dục - đào tạo nào, vì vậy hãy đảm bảo rằng đó là một quyết định đã được nghiên cứu kỹ lưỡng. Là một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Edtech, eUp Solution tự tin đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình triển khai CRM với chi phí hợp lý .
